¿Qué es la Diligencia Debida?

La diligencia debida se refiere a las medidas que un preparador de impuestos debe tomar para verificar la exactitud de la información proporcionada por el cliente, especialmente cuando se reclaman créditos fiscales específicos o el estado de presentación de Jefe de Hogar. El IRS exige que los preparadores revisen cuidadosamente la elegibilidad de sus clientes para ciertos beneficios fiscales y se aseguren de que toda la información en la declaración sea precisa.

La diligencia debida incluye los siguientes elementos esenciales:

• Verificación: Confirmar que el cliente cumple con los requisitos para reclamar ciertos créditos.
• Cálculo: Asegurarse de que los créditos reclamados sean calculados correctamente.
• Documentación: Mantener registros detallados de todos los pasos tomados para verificar la elegibilidad.
• Consulta: Hacer las preguntas adecuadas para garantizar que la información proporcionada sea precisa y completa.

¿Qué Créditos y Estados de Presentación Están Sujetos a Diligencia Debida?

La diligencia debida es obligatoria para ciertos créditos fiscales y el estado de presentación de Jefe de Hogar, entre los que se incluyen:

• Crédito por Ingreso del Trabajo (EITC): Este crédito está disponible para trabajadores con ingresos bajos o moderados que tengan hijos u otros dependientes.
• Crédito por Hijos (CTC), Crédito Adicional por Hijos (ACTC) y Crédito por Otros Dependientes (ODC): Estos créditos ayudan a las familias a reducir su carga fiscal.
• Crédito Tributario por Oportunidad Americana (AOTC): Aplica para gastos de educación calificados.
• Estado de Presentación de Jefe de Hogar (HOH): Permite a los contribuyentes obtener una deducción estándar más alta si cumplen con los requisitos.

Los Cuatro Requisitos Clave de Diligencia Debida

El IRS establece cuatro requisitos principales que los preparadores deben cumplir al preparar declaraciones que reclamen cualquiera de estos créditos o el estado de presentación HOH. A continuación, los describimos:

1. 1. Completar y Presentar el Formulario 8867
      Formulario 8867, también conocido como la Lista de Verificación de Diligencia Debida para Preparadores Pagados, debe completarse siempre que se reclame el EITC, CTC/ACTC/ODC, AOTC o el estado de presentación de Jefe de Hogar. El formulario debe presentarse electrónicamente junto con la declaración.
      Consejo Práctico: Asegúrese de que todos los campos del Formulario 8867 estén completos y correctamente presentados para evitar errores y sanciones.
   2. Calcular los Créditos de Manera Correcta
      Debe asegurarse de que los créditos fiscales sean calculados correctamente. Esto incluye el uso de las hojas de trabajo adecuadas, como las instrucciones para el Formulario 1040 o el Formulario 8863, para determinar el monto del crédito.
      Consejo Práctico: Siempre mantenga registros de las hojas de trabajo que utilizó y los cálculos realizados. Esto no solo garantiza la exactitud, sino que también puede servir de respaldo en caso de una auditoría.
   3. Conocimiento de la Ley y de la Información del Cliente
      Es vital que no tenga razones para dudar de la información proporcionada por su cliente. Si nota inconsistencias o información incompleta, debe hacer las preguntas necesarias para aclarar cualquier duda. La ley exige que los preparadores hagan investigaciones razonables si el cliente proporciona información que parece incorrecta.
      Consejo Práctico: Conozca las leyes fiscales y utilice ese conocimiento para asegurarse de que está haciendo las preguntas correctas. No ignore señales de advertencia o posibles errores en la información.
   4. Mantener Registros por Tres Años
      Debe guardar todos los registros relacionados con la diligencia debida durante tres años. Esto incluye:
      • El Formulario 8867 completo,
      • Las hojas de trabajo utilizadas para calcular cada crédito,
      • Un registro de cómo, cuándo y de quién obtuvo la información utilizada.

Consejo Práctico: Guarde estos registros en un lugar seguro, ya sea en formato papel o electrónico. Tener registros detallados y accesibles es clave para cumplir con las regulaciones del IRS.

Sanciones por No Cumplir con los Requisitos de Diligencia Debida

El incumplimiento de los requisitos de diligencia debida puede resultar en sanciones. Según la sección 6695(g) del Código de Rentas Internas, se puede imponer una sanción de $560 por cada incumplimiento, por declaración.

¿Cómo se aplica esta sanción? Si prepara una declaración que reclama varios créditos y el estado de Jefe de Hogar y no cumple con los requisitos para cada uno, la sanción puede acumularse. Por ejemplo, si no cumple con la diligencia debida para tres créditos y HOH, la sanción puede llegar a $2,240 por declaración.

Consejo Práctico: Evite sanciones manteniendo registros completos y siguiendo todos los pasos para verificar la elegibilidad de los créditos reclamados.

¿Cómo Evitar Sanciones y Cumplir con la Diligencia Debida?

Para asegurarse de evitar sanciones y mantenerse conforme con las regulaciones, siga estos pasos clave:

• Manténgase actualizado con las leyes fiscales: Las leyes cambian, y estar al tanto de los nuevos requisitos es fundamental para evitar errores.
• Utilice software de impuestos: El software de impuestos adecuado puede ayudar a simplificar el proceso de diligencia debida al completar automáticamente el Formulario 8867 y calcular los créditos correctamente.
• Mantenga una comunicación clara con su cliente: Pregunte a fondo sobre la información de su cliente para asegurarse de que todo esté correcto y completo.
• Documente todo: Tenga registros detallados de cada paso que tome al revisar la información de su cliente.

Conclusión

Cumplir con los requisitos de diligencia debida no solo le ayuda a evitar sanciones, sino que también demuestra su compromiso con la precisión y la integridad profesional. Como preparador de impuestos, al seguir estos pasos y mantenerse informado, podrá ofrecer un servicio de calidad a sus clientes y garantizar que cumpla con las regulaciones del IRS. Recuerde que el cumplimiento de los requisitos de diligencia debida es fundamental para su práctica profesional.

Recursos Útiles:

• Ley de Diligencia Debida
  Ley de Diligencia Debida y Regulaciones del EITC

• ¿Qué es el Formulario 8867?
  Acceda al Formulario 8867 – Lista de Verificación de Diligencia Debida

• Requisitos de Diligencia Debida para Conocimiento y Conservación de Registros
  Requisitos de Conocimiento y Conservación de Registros para Diligencia Debida

• Consecuencias por No Cumplir con los Requisitos de Diligencia Debida
  Consecuencias de No Cumplir con la Diligencia Debida

• Formulario 8862 – Requisitos de Diligencia Debida para Reclamaciones de Crédito por Ingreso del Trabajo (EITC)
  Formulario 8862 – Crédito por Ingreso del Trabajo (EITC)

• Consecuencias de No Cumplir con los Requisitos de Diligencia Debida
  Si revisamos las declaraciones o reclamaciones de reembolso que preparó y encontramos que no cumplió con los requisitos de diligencia debida, podemos imponerle una sanción de $500 por cada incumplimiento de los requisitos de diligencia debida (consulte la sección 6695(g) del Código de Rentas Internas).
  El monto de la sanción se ajusta por inflación. Para una declaración o reclamación de reembolso presentada en 2025, la sanción que se puede imponer es de $635 por incumplimiento. Por lo tanto, si no se cumplen los requisitos de diligencia debida en una declaración o reclamación de reembolso que esté reclamando el EITC, CTC/ACTC/ODC, AOTC y el estado de presentación HOH, la sanción puede llegar hasta $2,540 por declaración o reclamación.