Se Requiere la Presentación Electrónica de 10 o Más Declaraciones de Información
A partir del año fiscal 2023, el IRS ha implementado nuevas regulaciones para la presentación electrónica que requieren que todas las empresas presenten 10 o más declaraciones de información electrónicamente. Esta actualización afecta a una variedad de formularios, incluidos los Formularios W-2 (que deben ser presentados electrónicamente con la Administración del Seguro Social), los Formularios 1099-MISC y 1099-NEC. Estos cambios son parte de los esfuerzos continuos del IRS para agilizar los informes, mejorar la precisión y minimizar los riesgos de fraude.
Si su negocio o estatus de trabajador autónomo implica presentar 10 o más declaraciones de información, es importante entender los nuevos requisitos de presentación electrónica, incluida la necesidad de solicitar un Código de Control de Transmisor (TCC) y otras reglas de presentación.
Entendiendo los Requisitos de Presentación Electrónica
El IRS exige que si va a presentar 10 o más declaraciones de información, debe presentarlas electrónicamente a partir del año fiscal 2023. Esto incluye varios formularios como:
- Formulario 1099-NEC: Para reportar compensación a no empleados (por ejemplo, contratistas independientes).
- Formulario 1099-MISC: Para reportar ingresos diversos, como rentas, regalías y otros pagos como servicios médicos.
- Formulario W-2: Para salarios y sueldos pagados a empleados, que deben ser presentados electrónicamente con la Administración del Seguro Social.
¿Por qué la Presentación Electrónica?
La presentación electrónica es más rápida, segura y reduce el riesgo de errores asociados con el procesamiento manual. El IRS fomenta la presentación electrónica para todas las declaraciones, incluso si está presentando menos de 10 formularios. Sin embargo, si presenta 10 o más declaraciones, ahora se requiere la presentación electrónica.
Pasos para Presentar Declaraciones de Información Electrónicamente
- Solicite un Código de Control de Transmisor (TCC): Si aún no lo ha hecho, debe solicitar un TCC a través del sistema de presentación electrónica del IRS. El TCC es necesario para enviar sus declaraciones electrónicamente. El procesamiento de esta solicitud puede tardar hasta 45 días, por lo que es crucial solicitarlo mucho antes de la fecha límite de presentación.
- Presentar a través del Sistema de Ingreso de Declaraciones de Información del IRS (IRIS): El IRS proporciona el Sistema de Ingreso de Declaraciones de Información (IRIS) para la presentación electrónica de ciertos formularios, incluidos los formularios 1099. Puede usar IRIS para los años fiscales 2022 y posteriores.
- No Use Formularios del IRS Descargados para Presentar: Si planea presentar formularios en papel, asegúrese de usar las versiones impresas oficiales del IRS, ya que estas son escaneables. Las versiones descargadas desde el sitio web del IRS no son escaneables y pueden resultar en sanciones.
- Use QuickBooks o Track1099.com si No Cumplió con la Fecha Límite para Solicitar el TCC: Si no solicitó un TCC a tiempo, aún puede presentar electrónicamente sus formularios usando la función de informes 1099 de QuickBooks o track1099.com. Estas plataformas le permiten presentar electrónicamente los formularios y también enviarlos por correo electrónico directamente a los destinatarios antes de la fecha límite.
¿Quién Necesita Presentar Declaraciones de Información?
Si realizó ciertos tipos de pagos durante el año, es posible que necesite presentar declaraciones de información. Esto incluye pagos como:
- Formulario 1099-NEC: Si pagó al menos $600 por servicios, incluidos partes y materiales, a no empleados, o pagó a abogados por servicios legales.
- Formulario 1099-MISC: Si pagó rentas, regalías o ciertos tipos de ingresos diversos.
- Formulario 1099-INT: Para pagos de intereses a individuos o entidades.
- Formulario 1099-DIV: Para dividendos o distribuciones a accionistas de la empresa.
Excepciones: Cuándo No Presentar Declaraciones de Información
No está obligado a presentar declaraciones de información si:
- No está comprometido en un negocio o comercio.
- Los pagos se realizaron a empresas incorporadas, a menos que sean por servicios médicos o legales.
- El monto total pagado a una persona o negocio no incorporado es inferior a $600 durante el año.
Sanciones por No Cumplir con los Requisitos
No cumplir con el requisito de presentación electrónica puede resultar en sanciones. Las sanciones dependen de cuán tarde se presenten los formularios y pueden variar entre $50 y $280 por formulario. Además, los errores que impiden que los formularios sean escaneados correctamente también pueden generar sanciones.
Extensiones
Si necesita más tiempo para presentar sus declaraciones de información o si no tiene toda la información necesaria para la fecha límite, puede solicitar una extensión al IRS. Para hacerlo, presente el Formulario 8809 para solicitar una extensión. Este formulario se puede presentar en línea a través del sistema FIRE y proporciona una extensión automática de 30 días para presentar sus declaraciones.
Tenga en cuenta que esta extensión es solo para presentar los formularios, no para pagar los impuestos adeudados. Debe asegurarse de que cualquier impuesto adeudado se pague antes de la fecha límite original para evitar sanciones e intereses.
Conclusión
A partir del año fiscal 2023, las empresas que presenten 10 o más declaraciones de información deben hacerlo electrónicamente, incluidos los Formularios W-2, 1099-NEC y 1099-MISC. Para garantizar una presentación oportuna, solicite su Código de Control de Transmisor (TCC) con anticipación y asegúrese de estar familiarizado con el sistema de presentación del IRS. La presentación electrónica ofrece numerosos beneficios, como eficiencia, precisión y la posibilidad de evitar sanciones. Manténgase al tanto de estos nuevos requisitos para cumplir con ellos y evitar errores costosos.
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